Việc văn phòng giao được cho AI (danh sách kèm câu lệnh mẫu)

Bắt đầu từ việc, không từ công cụ

Phần lớn công ty nhỏ bắt đầu dùng AI bằng cách mua một công cụ rồi chờ nhân viên tự tìm cách dùng. Cách hiệu quả hơn là liệt kê những việc lặp lại hằng tuần, chọn vài việc rủi ro thấp để giao cho AI trước, và quy định rõ ai kiểm tra kết quả.

Bảy việc giao được cho AI

Việc	AI làm phần nào	Ai kiểm tra	Rủi ro
Tóm tắt cuộc họp	Từ biên bản hoặc bản ghi, rút ra quyết định và việc cần làm	Người chủ trì họp	Thấp
Soạn email, thông báo nội bộ	Viết bản nháp từ vài ý chính	Người gửi	Thấp
Đọc kết quả khảo sát nội bộ	Gom ý kiến tự do thành nhóm chủ đề, đếm số lần lặp lại	Người làm khảo sát	Thấp
Viết mô tả công việc khi tuyển dụng	Bản nháp từ danh sách nhiệm vụ	Quản lý tuyển dụng	Thấp
Gom nhận xét đánh giá nhân sự	Tóm tắt nhận xét của nhiều người về một nhân viên	Quản lý trực tiếp	Trung bình
Đối chiếu hoá đơn với đề nghị chi	Ghép hai danh sách, chỉ ra chỗ lệch	Kế toán	Trung bình
Soạn hợp đồng, văn bản pháp lý	Chỉ làm bản nháp để người có chuyên môn sửa	Luật sư hoặc người phụ trách pháp lý	Cao

Rủi ro trung bình và cao: luôn có người đọc lại toàn bộ trước khi dùng, không chỉ đọc lướt.

Quy định tối thiểu khi cả đội dùng AI

1. Không dán dữ liệu nhạy cảm vào công cụ AI miễn phí: lương, số căn cước, thông tin khách hàng, hợp đồng chưa ký. Nếu cần, dùng gói doanh nghiệp có cam kết không dùng dữ liệu để huấn luyện.
2. Người giao việc chịu trách nhiệm kết quả. “AI viết sai” không phải lý do.
3. Lưu câu lệnh tốt vào một chỗ chung để người sau dùng lại, không mỗi người tự mò.

Bắt đầu trong một tuần

1. Ngày 1: mỗi người ghi 3 việc lặp lại tốn thời gian nhất trong tuần.
2. Ngày 2: chọn 2 việc rủi ro thấp có nhiều người làm nhất.
3. Ngày 3–4: viết câu lệnh cho 2 việc đó, thử trên việc thật, sửa đến khi kết quả dùng được.
4. Ngày 5: chia sẻ câu lệnh cho cả đội, ghi lại mỗi việc tiết kiệm được bao lâu.

Lỗi hay gặp

• Giao việc rủi ro cao trước vì “AI làm được”, rồi mất lòng tin khi có lỗi.
• Câu lệnh quá ngắn, không nói rõ cho ai đọc, độ dài bao nhiêu, giọng gì.
• Không ai kiểm tra, sai sót đi thẳng ra ngoài.

Ba câu lệnh mẫu

Tóm tắt cuộc họp:

Dưới đây là biên bản cuộc họp. Hãy liệt kê: (1) các quyết định đã chốt,
(2) việc cần làm, mỗi việc ghi người phụ trách và hạn nếu có trong biên bản,
(3) câu hỏi còn bỏ ngỏ. Không thêm nội dung không có trong biên bản.

[dán biên bản]

Đọc khảo sát nội bộ:

Dưới đây là các câu trả lời tự do cho câu hỏi "[câu hỏi khảo sát]".
Hãy gom thành tối đa 6 nhóm chủ đề. Mỗi nhóm ghi: tên nhóm, số câu trả lời,
2 câu trích nguyên văn tiêu biểu. Sắp xếp theo số câu trả lời giảm dần.

[dán câu trả lời]

Viết mô tả công việc:

Viết mô tả công việc cho vị trí [vị trí] ở một công ty [ngành] khoảng [số] người.
Nhiệm vụ chính: [liệt kê]. Yêu cầu bắt buộc: [liệt kê].
Giọng thẳng thắn, không dùng từ sáo rỗng như "năng động", "môi trường trẻ trung".
Dưới 300 chữ.