Mẫu quy định sử dụng AI trong công ty (file Word, sửa được)

Vì sao công ty nhỏ cũng cần quy định này

Nhân viên đã dùng ChatGPT, Gemini hay Claude cho công việc, dù công ty có cho phép hay không. Không có quy định thì không ai biết dữ liệu nào đã được dán vào đâu, và khi AI viết sai thì không rõ ai chịu trách nhiệm. Một bản quy định ngắn giải quyết cả hai việc mà không cấm đoán.

Năm 2026 có thêm quy định của nhà nước liên quan đến trí tuệ nhân tạo và nội dung do AI tạo ra. Mẫu này là quy định nội bộ, không thay cho việc kiểm tra văn bản pháp luật mới nhất áp dụng cho ngành của anh chị.

Tám điều trong mẫu

1. Phạm vi: áp dụng cho mọi người dùng công cụ AI cho công việc của công ty, trên máy công ty hay máy cá nhân.
2. Công cụ được dùng: danh sách công cụ công ty cho phép, gói nào, ai quản lý tài khoản.
3. Phân loại dữ liệu: bốn mức Công khai, Nội bộ, Nhạy cảm, Cấm (bảng bên dưới).
4. Người dùng chịu trách nhiệm kết quả: “AI viết sai” không phải lý do. Kết quả AI phải được người giao việc đọc lại trước khi dùng.
5. Việc cần người kiểm tra kỹ: hợp đồng, văn bản pháp lý, số liệu tài chính, thông tin gửi khách hàng.
6. Ghi rõ nội dung do AI tạo khi đăng công khai hoặc gửi khách hàng, nếu công ty hoặc quy định của nhà nước yêu cầu.
7. Báo cáo sự cố: dán nhầm dữ liệu nhạy cảm thì báo ngay cho người phụ trách trong ngày.
8. Rà soát: quy định được xem lại 6 tháng một lần.

Bảng phân loại dữ liệu

Mức	Ví dụ	Công cụ AI miễn phí	Gói doanh nghiệp có cam kết bảo mật
Công khai	Bài đăng web, bảng giá đã công bố	Được	Được
Nội bộ	Biên bản họp, quy trình, kế hoạch	Không	Được
Nhạy cảm	Lương, hồ sơ nhân sự, số liệu tài chính, thông tin khách hàng	Không	Chỉ khi đã bỏ tên người và được trưởng bộ phận đồng ý
Cấm	Mật khẩu, khoá truy cập, số căn cước, hợp đồng chưa ký	Không	Không

Ban hành trong một tuần

1. Ngày 1–2: người phụ trách sửa mẫu: điền danh sách công cụ, người quản lý tài khoản, ví dụ dữ liệu của công ty mình.
2. Ngày 3: gửi cho trưởng bộ phận góp ý, nhất là phần phân loại dữ liệu.
3. Ngày 4: giám đốc ký ban hành.
4. Ngày 5: họp 20 phút với cả công ty, đi qua bảng phân loại dữ liệu bằng ví dụ thật. Đây là phần mọi người nhớ lâu nhất.

Lỗi hay gặp

• Cấm hẳn AI. Nhân viên vẫn dùng, chỉ là không nói ra.
• Quy định dài 10 trang, không ai đọc. Tám điều trên một trang là đủ.
• Không có ví dụ cho từng mức dữ liệu, mỗi người hiểu “nhạy cảm” một kiểu.
• Không có người phụ trách, nên khi dán nhầm dữ liệu không biết báo ai.