Quy trình duyệt chi cho công ty nhỏ (kèm mẫu đề nghị chi và hạn mức)

Khi nào cần quy trình này

Khi công ty có từ khoảng 10 người, tiền bắt đầu được chi qua nhiều người, và giám đốc không muốn ký từng khoản nhỏ nhưng vẫn muốn biết tiền đi đâu. Dấu hiệu thường gặp: duyệt chi qua tin nhắn Zalo, cuối tháng kế toán đi hỏi lại từng khoản, nhà cung cấp gọi đòi tiền vì quá hạn.

Năm bước

1. Đề nghị chi. Người cần chi điền mẫu: nội dung, số tiền, người nhận và số tài khoản, hạn thanh toán, khoản ngân sách, chứng từ kèm theo (hoá đơn, hợp đồng hoặc báo giá).
2. Duyệt theo hạn mức. Mỗi mức tiền có một người duyệt, không phải mọi khoản đều lên giám đốc. Xem bảng hạn mức bên dưới.
3. Kế toán kiểm tra chứng từ. Hoá đơn đúng tên và mã số thuế công ty, số tiền khớp đề nghị, khoản lớn có hợp đồng.
4. Gom vào đợt chi hằng tuần. Ví dụ mỗi thứ Năm, kế toán lập danh sách các khoản đã duyệt và sắp đến hạn. Giám đốc duyệt cả đợt một lần, theo số dư tài khoản.
5. Chi và lưu. Chuyển khoản ghi mã đề nghị ở nội dung. Lưu chứng từ theo tháng để gửi kế toán dịch vụ.

Bảng hạn mức duyệt (ví dụ)

Con số là ví dụ cho công ty khoảng 30 người. Anh chị chỉnh theo quy mô của mình.

Số tiền mỗi khoản	Người duyệt	Ghi chú
Dưới 5 triệu, trong ngân sách	Trưởng bộ phận	Kế toán vẫn kiểm tra chứng từ
5–50 triệu, trong ngân sách	Giám đốc
Trên 50 triệu, hoặc ngoài ngân sách	Giám đốc, có ý kiến kế toán	Cần hợp đồng hoặc báo giá

Về thanh toán: với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, nên chuyển khoản thay vì trả tiền mặt để không mất quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo quy định hiện hành. Hỏi kế toán của công ty để xác nhận trường hợp cụ thể.

Mẫu đề nghị chi gồm những cột nào

Cột	Vì sao cần
Mã đề nghị	Ghi vào nội dung chuyển khoản để đối chiếu sau này
Người đề nghị, bộ phận	Biết hỏi ai khi thiếu chứng từ
Nội dung, số tiền
Người nhận, ngân hàng, số tài khoản	Tránh chuyển nhầm
Hạn thanh toán	Xếp vào đúng đợt chi, không trễ hạn nhà cung cấp
Khoản ngân sách	Cuối tháng biết đã tiêu bao nhiêu so với kế hoạch
Chứng từ	Hoá đơn, hợp đồng, báo giá
Trạng thái	Chờ duyệt, Đã duyệt, Đã chi

Ví dụ điền sẵn

Mã	Nội dung	Số tiền	Hạn	Ngân sách	Người duyệt
DC-031	Mua 2 màn hình cho nhân viên mới	7.800.000	08/11	Thiết bị	Giám đốc
DC-032	Phí thuê phần mềm kế toán tháng 11	1.200.000	05/11	Phần mềm	Trưởng bộ phận

Ví dụ minh hoạ. Cả hai khoản vào đợt chi thứ Năm 06/11, kế toán xếp DC-032 trước vì hạn sớm hơn.

Lỗi hay gặp

• Duyệt qua tin nhắn, không lưu lại. Ba tháng sau không ai nhớ ai đã đồng ý khoản nào.
• Chi trước, xin hoá đơn sau, rồi quên xin.
• Không có hạn thanh toán, kế toán không biết khoản nào gấp.
• Trả từng khoản lẻ mỗi ngày thay vì theo đợt, giám đốc bị gọi duyệt liên tục.

Câu lệnh AI để đối chiếu hoá đơn với đề nghị chi

Dưới đây là hai danh sách: (1) các đề nghị chi đã duyệt trong tháng, có mã,
nội dung, số tiền; (2) các hoá đơn đầu vào nhận được trong tháng.
Hãy ghép từng hoá đơn với đề nghị chi phù hợp nhất và lập bảng gồm: mã đề nghị,
số hoá đơn, số tiền đề nghị, số tiền hoá đơn, chênh lệch. Liệt kê riêng các đề nghị
chưa có hoá đơn và các hoá đơn không khớp đề nghị nào. Không đoán khi không chắc,
ghi "cần kiểm tra".

(1) [dán danh sách đề nghị chi]
(2) [dán danh sách hoá đơn]