Câu lệnh AI cho hành chính văn phòng (8 việc hằng tuần, có file mẫu)

Khi nào dùng

Cho nhân viên hành chính, admin, thư ký ở công ty 10–100 người. Đây là vị trí có nhiều việc soạn thảo lặp lại nhất, nên dùng AI tiết kiệm thời gian rõ nhất.

Cách dùng cho đều tay

• Lưu các câu lệnh dùng được vào file Excel tải về, thêm cột “Ghi chú của công ty” cho tên người, địa điểm hay dùng.
• Với thư từ gửi ra ngoài, luôn đọc lại tên, ngày, giờ, địa điểm. Đây là chỗ AI hay sai nhất.

Lỗi hay gặp

• Gửi biên bản họp do AI viết mà người chủ trì chưa xem.
• Dán hợp đồng với nhà cung cấp chưa ký vào công cụ AI miễn phí để so sánh.
• Dùng AI chọn luôn nhà cung cấp. AI chỉ so sánh, người duyệt mua sắm quyết định.

Câu lệnh

Thay chữ trong [ngoặc vuông]. Bỏ tên người, số điện thoại, số tài khoản trước khi dán dữ liệu.

Dưới đây là ghi chép cuộc họp [tên cuộc họp] ngày [ngày]. Viết biên bản gồm: thành phần, nội dung chính, quyết định đã chốt, việc cần làm (người phụ trách, hạn), vấn đề còn bỏ ngỏ. Không thêm nội dung không có trong ghi chép.

[dán ghi chép]

Soạn thư mời [đối tượng] tham dự [sự kiện] lúc [giờ] ngày [ngày] tại [địa điểm]. Nội dung chương trình: [dán]. Giọng trang trọng vừa phải, có hạn xác nhận tham dự [ngày] và người liên hệ [tên, số điện thoại]. Dưới 150 chữ.

Lập lịch công tác [số] ngày tại [thành phố] cho [số] người, các cuộc hẹn: [dán]. Sắp xếp theo ngày và giờ, chừa thời gian di chuyển giữa các điểm, ghi chú việc cần chuẩn bị trước mỗi cuộc hẹn. Đánh dấu chỗ nào lịch quá sát nhau.

Dưới đây là [số] báo giá cho [hàng hoá hoặc dịch vụ]. Lập bảng so sánh: đơn giá, tổng tiền đã gồm thuế, thời gian giao, bảo hành, điều kiện thanh toán, điểm khác biệt. Đánh dấu báo giá thiếu thông tin. Không tự chọn nhà cung cấp, chỉ nêu ưu nhược điểm.

[dán báo giá]

Soạn quy định ngắn về [chủ đề, ví dụ dùng phòng họp, đặt văn phòng phẩm, gửi xe] cho công ty [số] người. Tối đa 8 điều, mỗi điều một câu, nêu rõ ai làm gì, khi nào, và liên hệ ai khi có vấn đề. Viết để dán lên bảng tin.

Dưới đây là các câu hỏi nhân viên hay hỏi bộ phận hành chính và câu trả lời hiện tại. Viết lại thành trang hỏi đáp: gom câu hỏi giống nhau, mỗi câu trả lời tối đa 2 câu, sắp xếp theo chủ đề. Chỗ nào câu trả lời chưa rõ thì ghi "cần bổ sung".

[dán]

Lập checklist chuẩn bị [sự kiện, ví dụ tiệc cuối năm] cho [số] người, ngân sách [số tiền], ngày [ngày]. Chia theo mốc: 4 tuần trước, 2 tuần trước, 1 tuần trước, ngày diễn ra, sau sự kiện. Mỗi việc ghi người phụ trách gợi ý.

Tóm tắt văn bản dưới đây cho giám đốc đọc trong 2 phút: văn bản nói gì, ảnh hưởng gì đến công ty, cần làm gì và trước ngày nào. Trích nguyên văn các con số và mốc ngày. Không suy diễn ngoài văn bản.

[dán văn bản]