Câu lệnh AI cho quản lý và giám đốc công ty nhỏ (8 việc, có file mẫu)

Khi nào dùng

Cho trưởng nhóm, trưởng phòng và giám đốc ở công ty 10–100 người. Việc của quản lý là quyết định và làm việc với con người; AI giúp chuẩn bị nhanh hơn và nhìn đủ các mặt trước khi quyết.

Nguyên tắc

• AI không quyết định thay. Câu lệnh “cân nhắc một quyết định” cố ý yêu cầu AI không chọn thay.
• Số liệu tài chính và chuyện nhân sự là dữ liệu nhạy cảm. Dùng gói AI có cam kết bảo mật, bỏ tên người trước khi dán.
• Thông báo gửi cả công ty do AI soạn phải được viết lại bằng giọng của chính người ký.

Lỗi hay gặp

• Gửi thông báo khó do AI viết, nghe xa cách đúng lúc nhân viên cần sự thẳng thắn.
• Đặt 10 mục tiêu quý vì AI liệt kê ra được nhiều.
• Dùng AI đọc báo cáo mà không hỏi lại kế toán những điểm AI đánh dấu.

Câu lệnh

Thay chữ trong [ngoặc vuông]. Bỏ tên người, số điện thoại, số tài khoản trước khi dán dữ liệu.

Tôi sắp có buổi 1-1 30 phút với nhân viên vị trí [vị trí]. Tình hình gần đây: [tóm tắt kết quả công việc, điều đang tốt, điều đang vướng]. Gợi ý 5 câu hỏi mở, một cách nói thẳng về điểm cần cải thiện mà không làm họ phòng thủ, và cách kết thúc buổi với một việc cụ thể cho 2 tuần tới.

Dưới đây là các việc tôi muốn đội làm trong quý tới. Viết lại thành tối đa 5 mục tiêu, mỗi mục tiêu có kết quả đo được, người chịu trách nhiệm và mốc kiểm tra giữa quý. Đánh dấu mục nào mơ hồ, chưa đo được, và gợi ý cách đo.

[dán]

Tôi cần thông báo với nhân viên về [sự việc, ví dụ thay đổi chính sách, cắt giảm chi phí, tái cơ cấu]. Sự thật cần nói: [liệt kê]. Viết thông báo dưới 250 chữ: nói thẳng điều gì thay đổi và vì sao, ai bị ảnh hưởng, công ty hỗ trợ gì, hỏi ai nếu có thắc mắc. Không dùng từ hoa mỹ, không né tránh.

Dưới đây là báo cáo quản trị tháng [tháng]: doanh thu, chi phí theo khoản mục, dòng tiền, công nợ. So với tháng trước và kế hoạch, liệt kê 5 điểm đáng chú ý nhất xếp theo mức ảnh hưởng đến tiền mặt, và 3 câu hỏi tôi nên hỏi kế toán. Chỉ dùng số liệu bên dưới.

[dán]

Tôi đang cân nhắc [quyết định]. Các phương án: [liệt kê]. Thông tin đã có: [dán]. Lập bảng so sánh các phương án theo: chi phí, rủi ro, thời gian, có quay lại được không. Chỉ ra thông tin còn thiếu quan trọng nhất trước khi quyết. Không chọn thay tôi.

Tôi chủ trì cuộc họp [chủ đề] 45 phút với [thành phần]. Mục tiêu: [quyết định cần có cuối buổi]. Viết chương trình theo phút, câu hỏi mở đầu cho từng phần, và tài liệu người dự cần đọc trước.

Tôi cần tuyển vị trí [vị trí] để giải quyết vấn đề [vấn đề]. Viết mô tả công việc gồm: kết quả mong đợi sau 6 tháng, 5 việc chính, 3 yêu cầu bắt buộc, 2 yêu cầu ưu tiên, người báo cáo. Dưới 300 chữ, không dùng từ sáo rỗng.

Dưới đây là lịch làm việc tuần qua của tôi. Phân loại thời gian theo: họp, làm việc chuyên môn, quản lý người, việc vặt. Chỉ ra 3 việc nên giao cho người khác hoặc bỏ, và 1 khoảng thời gian cố định nên giữ cho việc quan trọng tuần tới.

[dán lịch]