Câu lệnh AI cho kế toán (10 việc hằng tháng, có file mẫu)

Khi nào dùng

Dùng cho kế toán nội bộ hoặc người kiêm kế toán ở công ty nhỏ, với những việc lặp lại mỗi tháng: đối chiếu, nhắc công nợ, phân loại chi phí, viết giải thích cho giám đốc. AI làm phần gom và soạn; con người vẫn kiểm tra và chịu trách nhiệm số liệu.

Không dùng AI để tự hạch toán, tự lập tờ khai thuế hay quyết định khoản chi nào được tính vào chi phí được trừ. Những việc đó cần kế toán hoặc đại lý thuế.

Trước khi dán dữ liệu vào AI

• Bỏ thông tin nhận diện người: tên nhân viên trong bảng lương, số căn cước, số tài khoản cá nhân. Thay bằng mã (NV01, NV02…).
• Dùng gói có cam kết không dùng dữ liệu để huấn luyện nếu phải dán số liệu tài chính của công ty. Bản miễn phí của các công cụ thường không có cam kết này.
• Dán ít mà đủ: chỉ các cột cần cho việc đó, không dán cả file sổ sách.

Kiểm tra kết quả

1. Cộng lại tổng. AI hay làm tròn hoặc bỏ sót dòng. Tổng trong bảng AI trả về phải khớp tổng của dữ liệu gốc.
2. Mở lại 3 dòng bất kỳ và so với chứng từ gốc.
3. Mọi dòng “cần kiểm tra” phải có người xử lý xong trước khi chốt sổ.

Lỗi hay gặp

• Dán nguyên bảng lương có tên và số tài khoản vào công cụ AI miễn phí.
• Tin con số AI tự tính mà không cộng lại.
• Hỏi AI “khoản này có được trừ thuế không” rồi làm theo. AI có thể trả lời theo quy định cũ hoặc sai hoàn toàn.
• Câu lệnh không nói rõ cột nào là gì, AI ghép nhầm cột số tiền với cột thuế.

Câu lệnh

Thay chữ trong [ngoặc vuông]. Bỏ tên người, số điện thoại, số tài khoản trước khi dán dữ liệu.

Dưới đây là hai danh sách trong tháng [tháng]: (1) đề nghị chi đã duyệt gồm mã, nội dung, số tiền; (2) hoá đơn đầu vào gồm số hoá đơn, nhà cung cấp, số tiền. Hãy ghép từng hoá đơn với đề nghị phù hợp nhất và lập bảng: mã đề nghị, số hoá đơn, số tiền đề nghị, số tiền hoá đơn, chênh lệch. Liệt kê riêng đề nghị chưa có hoá đơn và hoá đơn không khớp đề nghị nào. Không chắc thì ghi "cần kiểm tra", không đoán.

(1) [dán]
(2) [dán]

Dưới đây là (1) sao kê ngân hàng tháng [tháng] gồm ngày, nội dung, số tiền vào, số tiền ra; (2) sổ quỹ tiền gửi cùng tháng. Hãy ghép từng giao dịch theo số tiền và ngày (lệch tối đa 3 ngày). Lập bảng các giao dịch chỉ có ở một bên, kèm tổng chênh lệch. Không chắc thì ghi "cần kiểm tra".

(1) [dán]
(2) [dán]

Viết email nhắc thanh toán gửi [tên khách hàng] cho hoá đơn [số] số tiền [số tiền], đã quá hạn [số ngày] ngày. Giọng lịch sự, ngắn, nêu rõ số tiền, hạn mới đề nghị là [ngày], và thông tin chuyển khoản sẽ gửi kèm. Nếu quá hạn trên 30 ngày thì giọng chắc chắn hơn nhưng vẫn giữ quan hệ. Dưới 120 chữ.

Dưới đây là danh sách khoản chi trong tháng và danh sách khoản mục chi phí của công ty. Gợi ý khoản mục cho từng khoản chi, kèm một câu lý do. Khoản nào có thể thuộc hai khoản mục thì ghi cả hai và đánh dấu "cần kiểm tra".

Khoản mục: [dán]
Khoản chi: [dán]

Dưới đây là chi phí theo khoản mục của tháng [A] và tháng [B]. Hãy liệt kê các khoản tăng hoặc giảm trên 15%, xếp theo số tiền chênh lệch giảm dần. Với mỗi khoản, gợi ý một câu hỏi kế toán nên hỏi bộ phận liên quan để hiểu lý do. Không tự đưa ra lý do.

[dán bảng]

Đọc phần hợp đồng dưới đây và lập bảng các điều khoản liên quan đến tiền: các đợt thanh toán, số tiền hoặc tỷ lệ, điều kiện để thanh toán, hạn, chứng từ cần có, phạt chậm thanh toán. Trích nguyên văn điều khoản bên cạnh mỗi dòng.

[dán phần hợp đồng, đã bỏ thông tin không cần]

Dưới đây là bảng lương tháng này và tháng trước, nhân viên đã được thay bằng mã. Liệt kê các mã có tổng thu nhập thay đổi trên 10%, có cột âm, có ngày công lớn hơn số ngày làm việc trong tháng, hoặc thiếu dòng so với tháng trước. Chỉ liệt kê, không sửa số.

[dán]

Dưới đây là danh sách chứng từ đại lý thuế yêu cầu mỗi tháng và danh sách file tôi đang có. Lập bảng: chứng từ, đã có hay chưa, file tương ứng. Cuối bảng viết một email ngắn gửi các bộ phận để xin chứng từ còn thiếu.

Yêu cầu: [dán]
Đang có: [dán]

Dưới đây là danh sách nhà cung cấp gồm tên và mã số thuế. Gom các dòng có cùng mã số thuế hoặc tên gần giống nhau (viết tắt, có dấu và không dấu, thêm chữ "Công ty"). Đề xuất một tên chuẩn cho mỗi nhóm. Không gộp hai dòng khác mã số thuế.

[dán]

Dưới đây là số liệu thu chi tháng [tháng]: tổng thu, tổng chi theo khoản mục, số dư đầu và cuối tháng, công nợ phải thu quá hạn. Viết đoạn tóm tắt 5 câu cho giám đốc: tình hình chung, hai điểm cần chú ý, một việc cần quyết. Chỉ dùng số liệu bên dưới.

[dán]