Bản nháp, chưa hiện trên Google. Có nội dung về quy định: cần kế toán hoặc luật sư duyệt trước khi bỏ chữ "draft".
Quy trình nghỉ việc và bàn giao (offboarding) cho công ty nhỏ (6 bước, file Word)
Sáu bước từ khi nhận đơn nghỉ việc đến ngày cuối, để bàn giao đủ việc, thu hồi tài khoản và thiết bị, chốt lương đúng hạn và chia tay êm.
Mục đích: Không mất việc dở dang, không để tài khoản và dữ liệu bị bỏ ngỏ, và người nghỉ rời đi với ấn tượng tốt.
Lưu đồ
- 1 Nhận đơn và xác nhận ngày nghỉ Quản lý trực tiếp, nhân sự · Trong 2 ngày sau khi nhận đơn
- 2 Lập danh sách bàn giao Người nghỉ, quản lý trực tiếp · Trong tuần đầu
- 3 Bàn giao công việc Người nghỉ, người nhận bàn giao · Trước ngày cuối ít nhất 3 ngày
- 4 Phỏng vấn nghỉ việc Nhân sự · Tuần cuối
- 5 Thu hồi tài sản và tài khoản Hành chính, IT · Ngày làm việc cuối
- 6 Chốt lương và giấy tờ Nhân sự, kế toán · Theo thời hạn luật lao động quy định
| 1Nhận đơn và xác nhận ngày nghỉ | 2Lập danh sách bàn giao | 3Bàn giao công việc | 4Phỏng vấn nghỉ việc | 5Thu hồi tài sản và tài khoản | 6Chốt lương và giấy tờ | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Quản lý trực tiếp | ||||||
| Nhân sự | ||||||
| Người nghỉ | ||||||
| Người nhận bàn giao | ||||||
| Hành chính | ||||||
| IT | ||||||
| Kế toán |
chịu trách nhiệm chính tham gia
Các bước chi tiết
| # | Bước | Ai làm | Làm gì | Đầu ra | Thời hạn |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhận đơn và xác nhận ngày nghỉ | Quản lý trực tiếp, nhân sự | Trao đổi với người xin nghỉ, chốt ngày làm việc cuối theo thời hạn báo trước trong hợp đồng | Ngày làm việc cuối đã thống nhất | Trong 2 ngày sau khi nhận đơn |
| 2 | Lập danh sách bàn giao | Người nghỉ, quản lý trực tiếp | Liệt kê việc đang làm, tài liệu, khách hàng hoặc đối tác đang phụ trách, người nhận bàn giao | Danh sách bàn giao | Trong tuần đầu |
| 3 | Bàn giao công việc | Người nghỉ, người nhận bàn giao | Bàn giao từng mục, người nhận ký xác nhận đã hiểu đủ để tiếp tục | Biên bản bàn giao có xác nhận | Trước ngày cuối ít nhất 3 ngày |
| 4 | Phỏng vấn nghỉ việc | Nhân sự | Hỏi lý do nghỉ thật và góp ý cho công ty, ghi lại không kèm đánh giá | Ghi chú phỏng vấn nghỉ việc | Tuần cuối |
| 5 | Thu hồi tài sản và tài khoản | Hành chính, IT | Thu thiết bị, thẻ ra vào; khoá email và mọi tài khoản phần mềm; chuyển quyền sở hữu tài liệu | Checklist thu hồi đã xong | Ngày làm việc cuối |
| 6 | Chốt lương và giấy tờ | Nhân sự, kế toán | Thanh toán lương và các khoản còn lại, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm, trả giấy tờ theo quy định | Bảng chốt thanh toán, giấy tờ đã trả | Theo thời hạn luật lao động quy định |
Biểu mẫu đi kèm
- Danh sách bàn giao
- Biên bản bàn giao công việc
- Câu hỏi phỏng vấn nghỉ việc
- Checklist thu hồi tài sản và tài khoản
Đo quy trình chạy tốt không
- Tỷ lệ tài khoản được khoá đúng ngày làm việc cuối
- Số việc bị gián đoạn sau khi người nghỉ rời đi
- Lý do nghỉ việc lặp lại nhiều nhất trong năm
Tải mẫu: Quy trình nghỉ việc và bàn giao (offboarding) cho công ty nhỏ (6 bước, file Word)
Nhập email để tải file. Mỗi tuần tôi gửi thêm một mẫu mới, huỷ lúc nào cũng được.
Cảm ơn anh chị. Tải file về máy
Khi nào dùng
Mỗi khi có nhân viên nghỉ việc. Công ty nhỏ hay xem nhẹ việc này vì “chỉ một người”, nhưng chính ở công ty nhỏ, một người nghỉ có thể mang theo toàn bộ hiểu biết về một mảng việc hay một nhóm khách.
Thời hạn báo trước, thời hạn thanh toán và việc trả giấy tờ khi nghỉ việc theo quy định của Bộ luật Lao động và hợp đồng lao động. Kiểm tra lại với người phụ trách pháp lý hoặc kế toán cho trường hợp cụ thể.
Điểm hay bị bỏ qua
- Người nhận bàn giao ký xác nhận “đủ để tiếp tục”, không chỉ “đã nhận file”.
- Khoá tài khoản đúng ngày cuối. Email, phần mềm bán hàng, nhóm chat khách hàng là nơi rủi ro nhất.
- Phỏng vấn nghỉ việc cho công ty biết điều mà người đang làm không dám nói.
Lỗi hay gặp
- Bàn giao vào ngày cuối cùng, không còn thời gian hỏi lại.
- Tài liệu nằm trong tài khoản cá nhân của người nghỉ.
- Chậm chốt lương, người nghỉ rời đi với ấn tượng xấu.
Câu lệnh AI đi kèm
Một nhân viên vị trí [vị trí], làm được [số] năm, sắp nghỉ việc. Lập danh sách bàn giao
gợi ý theo nhóm: việc đang làm, tài liệu, khách hàng và đối tác, tài khoản và quyền
truy cập, việc định kỳ. Thêm 8 câu hỏi phỏng vấn nghỉ việc theo thứ tự từ dễ đến khó.Quy trình mẫu khác
- Nhân sựQuy trình đón nhân viên mới (onboarding) cho công ty nhỏ (6 bước, file Word)
- Kinh doanhQuy trình từ báo giá đến hợp đồng cho công ty nhỏ (6 bước, file Word)
- Kế toánQuy trình đóng sổ cuối tháng cho kế toán nội bộ (7 bước, file Word)
- Mua hàngQuy trình mua hàng cho công ty nhỏ (6 bước, file Word)
- KhoQuy trình nhập xuất kho cho công ty nhỏ (7 bước, file Word)
- Kế toánQuy trình thu hồi công nợ cho công ty nhỏ (6 bước, file Word)
- Nhân sựQuy trình tuyển dụng cho công ty nhỏ (7 bước, file Word)
Cần trọn quy trình, không chỉ một mẫu?
Bộ vận hành công ty nhỏ: Cả ba bộ cùng các quy trình mẫu cho nhân sự, kế toán, mua hàng, kinh doanh và kho, xếp theo phòng ban.
990.000đ 1.290.000đ giá đặt trước