Bản nháp, chưa hiện trên Google. Cần người viết duyệt trước khi bỏ chữ "draft".

Quy trình thu hồi công nợ cho công ty nhỏ (6 bước, file Word)

Cập nhật 1/11/2026 · Viết bởi Vision · Tải mẫu

Sáu bước nhắc và thu tiền khách hàng theo mức quá hạn, ai gọi, ai gửi email, khi nào dừng giao hàng, để công nợ không trôi quá 60 ngày.

Phòng banKế toán

Người chịu trách nhiệmKế toán công nợ

Phạm viMọi khoản phải thu từ khách hàng doanh nghiệp và khách mua trả chậm

Mục đích: Thu tiền đúng hạn mà vẫn giữ quan hệ với khách, phát hiện sớm khoản khó đòi.

Lưu đồ

1
Gửi hoá đơn và xác nhận hạn Kế toán · Ngày xuất hoá đơn
2
Nhắc trước hạn Kế toán · 3 ngày trước hạn
3
Nhắc khi quá hạn 1–15 ngày Kế toán, nhân viên kinh doanh phụ trách · Quá hạn 1 ngày và 7 ngày
4
Quá hạn 16–30 ngày Trưởng phòng kinh doanh · Quá hạn 16 ngày
5
Quá hạn trên 30 ngày Giám đốc · Quá hạn 31 ngày
6
Rà soát hằng tuần Kế toán · Mỗi thứ Hai

Ai làm bước nào

	1Gửi hoá đơn và xác nhận hạn	2Nhắc trước hạn	3Nhắc khi quá hạn 1–15 ngày	4Quá hạn 16–30 ngày	5Quá hạn trên 30 ngày	6Rà soát hằng tuần
Kế toán
Nhân viên kinh doanh phụ trách
Trưởng phòng kinh doanh
Giám đốc

chịu trách nhiệm chính tham gia

Các bước chi tiết

#	Bước	Ai làm	Làm gì	Đầu ra	Thời hạn
1	Gửi hoá đơn và xác nhận hạn	Kế toán	Gửi hoá đơn kèm thông tin chuyển khoản và ngày đến hạn, xin khách xác nhận đã nhận	Hoá đơn đã gửi, hạn thanh toán đã xác nhận	Ngày xuất hoá đơn
2	Nhắc trước hạn	Kế toán	Gửi email nhắc nhẹ 3 ngày trước hạn, kèm số tiền và thông tin chuyển khoản	Email nhắc trước hạn	3 ngày trước hạn
3	Nhắc khi quá hạn 1–15 ngày	Kế toán, nhân viên kinh doanh phụ trách	Kế toán gửi email nhắc; nhân viên kinh doanh gọi hỏi khách có vướng gì không	Ghi chú cuộc gọi, ngày khách hẹn trả	Quá hạn 1 ngày và 7 ngày
4	Quá hạn 16–30 ngày	Trưởng phòng kinh doanh	Gọi người có thẩm quyền bên khách, chốt lịch trả cụ thể bằng văn bản	Cam kết trả có ngày cụ thể	Quá hạn 16 ngày
5	Quá hạn trên 30 ngày	Giám đốc	Quyết định tạm dừng giao hàng hoặc dịch vụ mới cho khách, gửi thư đề nghị thanh toán chính thức	Thư đề nghị thanh toán, quyết định tạm dừng	Quá hạn 31 ngày
6	Rà soát hằng tuần	Kế toán	Cập nhật bảng tuổi nợ, gửi danh sách quá hạn cho kinh doanh và giám đốc	Bảng tuổi nợ tuần	Mỗi thứ Hai

Biểu mẫu đi kèm

Bảng tuổi nợ theo khách hàng
Mẫu email nhắc trước hạn và quá hạn
Mẫu thư đề nghị thanh toán
Sổ ghi chú cuộc gọi thu nợ

Đo quy trình chạy tốt không

Số ngày thu tiền bình quân
Tỷ lệ công nợ quá hạn trên 30 ngày
Số khách được nhắc đúng lịch

Tải mẫu: Quy trình thu hồi công nợ cho công ty nhỏ (6 bước, file Word)

Nhập email để tải file. Mỗi tuần tôi gửi thêm một mẫu mới, huỷ lúc nào cũng được.

Khi nào dùng

Cho công ty bán cho doanh nghiệp hoặc cho khách mua trả chậm, có từ khoảng 10 khách nợ cùng lúc. Các mốc ngày là gợi ý; chỉnh theo điều khoản thanh toán thường dùng của công ty.

Điểm hay bị bỏ qua

Nhắc trước hạn giải quyết phần lớn trường hợp trả chậm do khách quên hoặc hoá đơn bị kẹt nội bộ bên họ.
Nhân viên kinh doanh tham gia từ ngày quá hạn đầu tiên. Họ có quan hệ với khách và thường biết lý do thật.
Quyết định dừng giao hàng là của giám đốc, ghi rõ trong quy trình để không ai phải tự quyết khó.

Lỗi hay gặp

Chỉ đòi khi cần tiền gấp, khách quen với việc trả chậm.
Kinh doanh hứa với khách “cứ từ từ” mà kế toán không biết.
Không có bảng tuổi nợ, không biết khoản nào sắp thành khó đòi.

Câu lệnh AI đi kèm

Viết ba email nhắc thanh toán cho hoá đơn [số], số tiền [số tiền], gửi [tên khách]:
(1) trước hạn 3 ngày, (2) quá hạn 7 ngày, (3) quá hạn 30 ngày. Giọng tăng dần từ nhẹ
nhàng đến chắc chắn, luôn lịch sự, mỗi email dưới 100 chữ, có thông tin chuyển khoản.

Quy trình mẫu khác

Cần trọn quy trình, không chỉ một mẫu?

Bộ vận hành công ty nhỏ: Cả ba bộ cùng các quy trình mẫu cho nhân sự, kế toán, mua hàng, kinh doanh và kho, xếp theo phòng ban.

990.000đ ~~1.290.000đ~~ giá đặt trước

Xem bộ vận hành công ty nhỏ