Bản nháp, chưa hiện trên Google. Cần người viết duyệt trước khi bỏ chữ "draft".

Quy trình mua hàng cho công ty nhỏ (6 bước, file Word)

Cập nhật 1/11/2026 · Viết bởi Vision · Tải mẫu

Sáu bước từ đề nghị mua đến thanh toán nhà cung cấp, có so sánh báo giá theo hạn mức, nhận hàng có kiểm và đối chiếu ba bên trước khi trả tiền.

Phòng banMua hàng

Người chịu trách nhiệmNgười phụ trách mua hàng hoặc hành chính

Phạm viMua hàng hoá, vật tư, thiết bị và dịch vụ cho hoạt động của công ty

Mục đích: Mua đúng thứ cần, giá hợp lý, có chứng từ đủ để kế toán thanh toán và hạch toán.

Lưu đồ

1
Đề nghị mua Bộ phận cần mua · Ngày 1
2
Lấy báo giá Người phụ trách mua hàng · Trong 3 ngày
3
So sánh và duyệt Người duyệt theo hạn mức · Trong 2 ngày
4
Đặt hàng Người phụ trách mua hàng · Ngay sau khi duyệt
5
Nhận và kiểm hàng Bộ phận cần mua hoặc kho · Ngày giao
6
Đối chiếu và thanh toán Kế toán · Theo hạn thanh toán

Ai làm bước nào

	1Đề nghị mua	2Lấy báo giá	3So sánh và duyệt	4Đặt hàng	5Nhận và kiểm hàng	6Đối chiếu và thanh toán
Bộ phận cần mua
Người phụ trách mua hàng
Người duyệt theo hạn mức
Kho
Kế toán

chịu trách nhiệm chính tham gia

Các bước chi tiết

#	Bước	Ai làm	Làm gì	Đầu ra	Thời hạn
1	Đề nghị mua	Bộ phận cần mua	Ghi thứ cần mua, số lượng, quy cách, ngày cần, khoản ngân sách	Phiếu đề nghị mua	Ngày 1
2	Lấy báo giá	Người phụ trách mua hàng	Khoản nhỏ một báo giá; từ hạn mức công ty đặt ra trở lên lấy ít nhất ba báo giá	Các báo giá	Trong 3 ngày
3	So sánh và duyệt	Người duyệt theo hạn mức	So giá đã gồm thuế, thời gian giao, bảo hành, điều kiện thanh toán; chọn và duyệt	Bảng so sánh đã duyệt	Trong 2 ngày
4	Đặt hàng	Người phụ trách mua hàng	Gửi đơn đặt hàng hoặc ký hợp đồng, ghi rõ thông tin xuất hoá đơn	Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng	Ngay sau khi duyệt
5	Nhận và kiểm hàng	Bộ phận cần mua hoặc kho	Kiểm số lượng, quy cách, tình trạng; ghi chênh lệch nếu có	Biên bản nhận hàng	Ngày giao
6	Đối chiếu và thanh toán	Kế toán	Đối chiếu đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng và hoá đơn; khớp cả ba mới đưa vào đợt chi	Đề nghị chi đủ chứng từ	Theo hạn thanh toán

Biểu mẫu đi kèm

Phiếu đề nghị mua
Bảng so sánh báo giá
Mẫu đơn đặt hàng
Biên bản nhận hàng

Đo quy trình chạy tốt không

Số ngày từ đề nghị mua đến khi nhận hàng
Tỷ lệ khoản mua có đủ ba chứng từ khớp nhau
Số lần mua gấp ngoài quy trình mỗi tháng

Tải mẫu: Quy trình mua hàng cho công ty nhỏ (6 bước, file Word)

Nhập email để tải file. Mỗi tuần tôi gửi thêm một mẫu mới, huỷ lúc nào cũng được.

Khi nào dùng

Cho công ty 10–100 người, khi việc mua sắm bắt đầu đi qua nhiều người và giám đốc không còn tự mua mọi thứ. Quy trình nối với quy trình duyệt chi ở bước thanh toán.

Điểm hay bị bỏ qua

Hạn mức lấy ba báo giá: đặt một con số (ví dụ từ 20 triệu), dưới mức đó không cần ba báo giá để quy trình không quá nặng cho khoản nhỏ.
Đối chiếu ba bên: đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng và hoá đơn phải khớp nhau trước khi trả tiền. Đây là chỗ chặn được việc trả tiền cho hàng chưa nhận hoặc nhận thiếu.
Ghi thông tin xuất hoá đơn ngay trong đơn đặt hàng để không phải xin lại hoá đơn.

Lỗi hay gặp

Mua trước, xin duyệt sau.
Không có biên bản nhận hàng, hàng thiếu phát hiện khi đã trả tiền.
Báo giá so không cùng điều kiện, giá rẻ nhưng chưa gồm thuế hay phí giao.

Câu lệnh AI đi kèm

Dưới đây là [số] báo giá cho [hàng hoá]. Lập bảng so sánh: đơn giá, tổng tiền đã gồm
thuế, phí giao, thời gian giao, bảo hành, điều kiện thanh toán. Đánh dấu báo giá thiếu
thông tin. Không tự chọn nhà cung cấp.

[dán báo giá]

Quy trình mẫu khác

Cần trọn quy trình, không chỉ một mẫu?

Bộ vận hành công ty nhỏ: Cả ba bộ cùng các quy trình mẫu cho nhân sự, kế toán, mua hàng, kinh doanh và kho, xếp theo phòng ban.

990.000đ ~~1.290.000đ~~ giá đặt trước

Xem bộ vận hành công ty nhỏ