Bản nháp, chưa hiện trên Google. Cần người viết duyệt trước khi bỏ chữ "draft".

Quy trình nhập xuất kho cho công ty nhỏ (7 bước, file Word)

Cập nhật 1/11/2026 · Viết bởi Vision · Tải mẫu

Bảy bước nhập kho, xuất kho và kiểm kê vòng cho công ty thương mại, sản xuất nhỏ, để số trên hệ thống luôn khớp số trong kho.

Phòng banKho

Người chịu trách nhiệmThủ kho

Phạm viHàng hoá, nguyên vật liệu nhập và xuất tại kho của công ty

Mục đích: Số tồn trên hệ thống khớp thực tế, hàng xuất đúng và đúng hạn, mọi lần nhập xuất đều có chứng từ.

Lưu đồ

1
Nhận hàng và kiểm Thủ kho · Khi hàng về
2
Nhập kho trên hệ thống Thủ kho · Trong 4 giờ sau khi nhận
3
Nhận yêu cầu xuất Kinh doanh hoặc sản xuất, thủ kho · Trong ngày nhận yêu cầu
4
Soạn hàng và kiểm chéo Nhân viên kho · Trước giờ giao đã hẹn
5
Xuất kho và giao Thủ kho · Khi giao hàng
6
Kiểm kê vòng hằng tuần Thủ kho và một người ngoài kho · Mỗi tuần
7
Xử lý chênh lệch Thủ kho, kế toán · Trong 2 ngày sau kiểm kê

Ai làm bước nào

	1Nhận hàng và kiểm	2Nhập kho trên hệ thống	3Nhận yêu cầu xuất	4Soạn hàng và kiểm chéo	5Xuất kho và giao	6Kiểm kê vòng hằng tuần	7Xử lý chênh lệch
Thủ kho
Kinh doanh
Sản xuất
Nhân viên kho
Một người ngoài kho
Kế toán

chịu trách nhiệm chính tham gia

Các bước chi tiết

#	Bước	Ai làm	Làm gì	Đầu ra	Thời hạn
1	Nhận hàng và kiểm	Thủ kho	Đối chiếu hàng giao với đơn đặt hàng về mã, số lượng, tình trạng; ghi chênh lệch nếu có	Biên bản nhận hàng	Khi hàng về
2	Nhập kho trên hệ thống	Thủ kho	Lập phiếu nhập, cập nhật tồn trên phần mềm hoặc file kho, xếp hàng đúng vị trí	Phiếu nhập kho	Trong 4 giờ sau khi nhận
3	Nhận yêu cầu xuất	Kinh doanh hoặc sản xuất, thủ kho	Nhận phiếu yêu cầu xuất có mã, số lượng, ngày cần; kiểm tồn trước khi xác nhận	Yêu cầu xuất đã xác nhận	Trong ngày nhận yêu cầu
4	Soạn hàng và kiểm chéo	Nhân viên kho	Soạn theo phiếu, người thứ hai kiểm lại mã và số lượng trước khi đóng gói	Hàng đã soạn và kiểm	Trước giờ giao đã hẹn
5	Xuất kho và giao	Thủ kho	Lập phiếu xuất, người nhận ký, cập nhật tồn trên hệ thống	Phiếu xuất kho có chữ ký	Khi giao hàng
6	Kiểm kê vòng hằng tuần	Thủ kho và một người ngoài kho	Đếm ngẫu nhiên 20–30 mã, ưu tiên mã giá trị cao và bán chạy, so với sổ sách	Biên bản kiểm kê vòng	Mỗi tuần
7	Xử lý chênh lệch	Thủ kho, kế toán	Tìm nguyên nhân chênh lệch, điều chỉnh sổ khi được duyệt, ghi lại để sửa quy trình	Biên bản điều chỉnh tồn kho	Trong 2 ngày sau kiểm kê

Biểu mẫu đi kèm

Biên bản nhận hàng
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Phiếu yêu cầu xuất kho
Biên bản kiểm kê vòng

Đo quy trình chạy tốt không

Độ chính xác tồn kho qua kiểm kê vòng
Tỷ lệ đơn xuất đúng hạn
Tỷ lệ đơn soạn sai

Tải mẫu: Quy trình nhập xuất kho cho công ty nhỏ (7 bước, file Word)

Nhập email để tải file. Mỗi tuần tôi gửi thêm một mẫu mới, huỷ lúc nào cũng được.

Khi nào dùng

Cho công ty có một đến vài kho, từ vài trăm đến vài nghìn mã hàng, quản lý bằng phần mềm kho hoặc file Excel. Đi kèm KPI cho nhân viên kho để đo quy trình chạy tốt không.

Điểm hay bị bỏ qua

Nhập lên hệ thống trong vài giờ, không để hàng nằm “trên giấy” mấy ngày.
Kiểm chéo khi soạn hàng bởi người thứ hai rẻ hơn nhiều so với xử lý hàng giao sai.
Kiểm kê vòng hằng tuần thay cho kiểm toàn bộ kho một lần mỗi năm, phát hiện sai lệch khi còn sửa được.

Lỗi hay gặp

Xuất hàng trước, lập phiếu sau.
Thủ kho tự đếm, tự đối chiếu, không có người thứ hai.
Điều chỉnh sổ khi lệch mà không tìm nguyên nhân.

Câu lệnh AI đi kèm

Dưới đây là kết quả kiểm kê vòng các tuần trong tháng: mã hàng, tên, số sổ sách, số thực
tế, đơn giá. Tính chênh lệch số lượng và giá trị, liệt kê 10 mã lệch giá trị lớn nhất, đánh
dấu mã lệch lặp lại từ 2 tuần trở lên. Không đoán nguyên nhân.

[dán bảng]

Quy trình mẫu khác

Cần trọn quy trình, không chỉ một mẫu?

Bộ vận hành công ty nhỏ: Cả ba bộ cùng các quy trình mẫu cho nhân sự, kế toán, mua hàng, kinh doanh và kho, xếp theo phòng ban.

990.000đ ~~1.290.000đ~~ giá đặt trước

Xem bộ vận hành công ty nhỏ