Bản nháp, chưa hiện trên Google. Cần người viết duyệt trước khi bỏ chữ "draft".

KPI cho nhân viên hành chính văn phòng (6 chỉ số, file Excel)

Cập nhật 1/11/2026 · Viết bởi Vision · Tải mẫu

Đo nhân viên hành chính bằng yêu cầu xử lý đúng hạn, chi phí trong ngân sách và mức hài lòng của đồng nghiệp; kèm file Excel tự tính điểm.

Bộ chỉ số

100 điểm
  • Yêu cầu nội bộ xử lý đúng hạn30%
  • Chi phí văn phòng so với ngân sách15%
  • Hồ sơ tra được trong 5 phút15%
  • Sự cố văn phòng xử lý trong ngày15%
  • Mức hài lòng của nhân viên15%
  • Sự kiện nội bộ đúng kế hoạch10%
Chỉ sốCách tínhLấy số ở đâuTần suấtTrọng sốMục tiêu ví dụ
Yêu cầu nội bộ xử lý đúng hạn
Cao hơn là tốt		 Phần trăm yêu cầu (mua đồ, đặt phòng, giấy tờ) xong trong thời hạn đã hẹn Sổ hoặc nhóm chat nhận yêu cầu Tháng 30% 90%
Chi phí văn phòng so với ngân sách
Thấp hơn là tốt		 Chi văn phòng phẩm và vận hành chia ngân sách tháng Sổ đề nghị chi Tháng 15% 100%
Hồ sơ tra được trong 5 phút
Cao hơn là tốt		 Phần trăm hồ sơ hoặc hợp đồng tìm được trong 5 phút khi kiểm tra ngẫu nhiên 10 hồ sơ Kiểm tra của quản lý Quý 15% 95%
Sự cố văn phòng xử lý trong ngày
Cao hơn là tốt		 Phần trăm sự cố (máy in, mạng, điện nước) được xử lý hoặc gọi thợ trong ngày Sổ nhận yêu cầu Tháng 15% 90%
Mức hài lòng của nhân viên
Cao hơn là tốt		 Điểm trung bình khảo sát 1–5 về dịch vụ hành chính Khảo sát nội bộ Quý 15% 4,0
Sự kiện nội bộ đúng kế hoạch
Cao hơn là tốt		 Phần trăm sự kiện diễn ra đúng ngày và trong ngân sách Lịch sự kiện Quý 10% 100%
Tổng100%

Thử ngay

Chấm thử một tháng

Gõ kết quả thực tế của một nhân viên. Điểm tính đúng như file Excel.

0%—
%
0%0 điểm
%
0%0 điểm
%
0%0 điểm
%
0%0 điểm
0%0 điểm
%
0%0 điểm

Vạch đen là 100% mục tiêu. Mỗi chỉ số tính tối đa 120%. Xanh: đạt · Vàng: 85–99% · Đỏ: dưới 85%.

Tải mẫu: KPI cho nhân viên hành chính văn phòng (6 chỉ số, file Excel)

Nhập email để tải file. Mỗi tuần tôi gửi thêm một mẫu mới, huỷ lúc nào cũng được.

Khi nào dùng

Cho nhân viên hành chính, lễ tân kiêm hành chính hoặc admin văn phòng ở công ty 10–100 người. Đây là vị trí khó đo nhất vì việc nhiều, nhỏ và rời rạc.

Cách làm cho việc hành chính đo được

Mấu chốt là mọi yêu cầu đi qua một chỗ: một sổ chung, một biểu mẫu, hoặc một nhóm chat riêng có quy ước ghi hạn. Không có chỗ này thì không đo được chỉ số quan trọng nhất là xử lý đúng hạn, và cuối tháng chỉ còn chấm theo cảm giác.

Mỗi yêu cầu ghi bốn thứ: ai yêu cầu, việc gì, hẹn xong lúc nào, xong lúc nào.

Đặt mục tiêu thế nào

  1. Tháng đầu chỉ ghi, không chấm, để biết mỗi tháng có bao nhiêu yêu cầu và thường mất bao lâu.
  2. Từ tháng thứ hai đặt mục tiêu đúng hạn 85–90%. Đặt 100% thì người làm sẽ hẹn thật xa cho an toàn.
  3. Khảo sát mức hài lòng mỗi quý, chỉ 3 câu, để mọi người chịu trả lời.

Các bước dùng

  1. Lập sổ nhận yêu cầu với bốn cột: ai yêu cầu, việc gì, hẹn xong lúc nào, xong lúc nào.
  2. Cuối tháng lọc số yêu cầu đúng hạn, điền vào cột Thực tế.
  3. Mỗi quý: quản lý kiểm tra ngẫu nhiên 10 hồ sơ, gửi khảo sát 3 câu.
  4. Trao đổi 15 phút: yêu cầu nào hay trễ, vì sao, có cần đổi quy trình không.

Lỗi hay gặp

  • Không có sổ nhận yêu cầu, người hay nhờ trực tiếp nhất được ưu tiên.
  • Đo số việc đã làm thay vì làm đúng hạn.
  • Khảo sát hài lòng dài 20 câu, chỉ vài người trả lời.

Câu lệnh AI để đọc sổ yêu cầu

Dưới đây là sổ yêu cầu hành chính tháng [tháng]: người yêu cầu, việc, hạn hẹn,
ngày xong. Tính phần trăm đúng hạn, liệt kê 3 loại việc hay trễ nhất kèm số lần,
và gợi ý một thay đổi quy trình cho loại việc trễ nhiều nhất. Chỉ dùng dữ liệu
bên dưới.

[dán bảng]

KPI cho vị trí khác

Cần trọn quy trình, không chỉ một mẫu?

Bộ đánh giá nhân sự: Chạy được một kỳ đánh giá đầy đủ, từ thử việc đến cuối năm, mà không phải tự soạn mẫu hay đoán cách chấm.

490.000đ 590.000đ giá đặt trước

Xem bộ đánh giá nhân sự